電子郵件是企業間數據傳遞的主要渠道，也是大量機密數據儲存的媒介，如何有效管理電子郵件（郵件審計）已成為傳輸中的數據外泄防護（Data Loss Prevention，簡稱 DLP）的重要課題。

企業在管理電子郵件時，首要任務為過濾病毒類郵件、審核機密數據郵件，例如：信用卡號、電話、地址等，并預防員工因無心操作而造成的機密外泄可能。

最棘手的問題則是如何將不斷成長累積的電子郵件數據，以符合法規的方式長期保存，并能在需要調查或舉證時，快速找到關鍵電子郵件。

Mail SQR Expert 電子郵件審計管理專家，提供企業通道式 DLP 完整的解決方案，以模塊化的擴充功能設計，解決 DLP 加密的難題，并可深度整合第三方檔案加解密或檔案分級系統，提升成企業級內容感知型 DLP。

功能設計遵循3A的管理循環，從分析 (Analysis) 收集判斷，找到需管理的條件付諸行動 (Action)，最后借由稽核 (Audit) 檢視行動效果，找出需要再分析的狀況，重新3A循環。

產品特色：

郵件 DLP 防止數據外泄，提高企業競爭力

8 種常用可計次的機密個資特征，部分特征有驗算公式，保護機密數據傳遞防止外泄
可識別插入圖片中的機密數據，符合 DLP 個資原則，于寄送時自動加密，提供至少 3 種加密選擇
關鍵詞自動組合過濾，防止信件誤送競爭者網域 (*此為專案模塊)

電子郵件挖掘 輕易找出關聯郵件行為

全文檢索空間僅需原郵件容量約 10%，儲存空間與搜尋速度的最佳平衡
多名稽核人員可同時針對同一案件進行稽核，協同調查記錄稽核過程
針對異常行為的搜尋結果，可再次設條件搜尋，精準定位可疑郵件內容

符合樹狀組織的審核流程

提供樹狀群組與成員組織結構搭配分權管理賬號結構，彈性符合各類審核流程
7 種郵件過濾處理、3 種分權管理賬號建立、3 種審核操作，落實郵件政策很容易
自動加注免責宣告內容、多種加密傳送方式，強化外寄郵件保護

功能列表：

一、分析管理

個資特征套版    提供 4 種預設特征套版，并且提供自定義特征套版功能，可將符合網絡安全法保護的數據，分別計算次數，重新組合使用。設定后的套版，可應用在政策管理及郵件查詢

統計報告    分析郵件使用排名（依整體、群組、個人）、郵件處理狀態、防毒統計報告（選購模塊）、異常行為監控（選購模塊）等多類圖形化統計報表

二、行動管理

詐騙郵件防護    當發信來源隱藏偽造特征或 DKIM 驗證失敗時，在郵件主題加以標注警示，提醒使用者提高警惕。信件對外發送時，加入 DKIM 簽章，防止身份被冒用

數據安全管理    支持網絡實體隔離 (需網絡設備支持)，獨立的內、外網電子郵箱賬號。內網郵件管理，符合不得使用互聯網郵箱的措施，只允許自己的內、外網電子郵箱賬號可交換外，其余內網往互聯網郵箱均阻擋

政策管理    可使用關鍵字阻擋黑函或白名單優先允許傳送，提供全公司各群組的郵件過濾設定總表，可調整設定條件或優先級，利于企業管理政策的實施與調整效率。并且提供相同的過濾條件可快速派送套用至指定的分權管理賬號

郵件審核    依據管理政策進行郵件的審核處理（如寄出、退回、刪除），以加強郵件內控的管制效果，提供群組分權審核管理，以達成部門差異化管理的需求。當審核后退回處理時，可于退回通知信中加注退回理由。搭配政策可達到審核后寄出，自動強制附件 ZIP 或轉發 PDF 加密

郵件審核代理人    提供群組分權審核的代理人設定，方便主要審核者休假時，審核流程仍可順利進行

三、寄送保護機制

賬號速率控制    通過發信頻率條件設定，當發件人發信頻率超過設定的頻率與數量時，自動加入控制列表，防止中毒大量發信影響主機運行。亦可依需求設定例外條件

延遲寄送    可將檔案大或收件人多的批量郵件（非緊急或不重要的郵件），排在帶寬充裕的流量離峰時段，運用本功能可妥善分發公司的帶寬資源

誤送郵件保護    提供使用者應夾帶附件而遺漏時的郵件行為保護，可發確認信或統一延遲幾分鐘后再傳送

轉發主機    提供將使用者大量寄往免費郵箱的郵件，轉送至公司專屬的發送平臺或其他對外線路

附件 ZIP 加密    將附件強制壓縮加密后寄送。亦可在審核完成寄送時強制加密

郵件宣告語    針對外寄郵件，自動加注公司免責宣告內容，可依不同部門加簽不同內容，并且對已加簽過的郵件不再重覆加簽

四、稽核管理

郵件檢索及查詢    記錄公司所有收發的電子郵件，并提供條件查詢、分類查詢以及全文檢索查詢等功能，查詢關鍵字提供精準、模糊可混合使用的輸入方式。查詢結果將提供詳細郵件記錄列表、統計模式報表以及統計圖表

二次查詢    提供管理者限制查詢范圍后，再指定給其他管理者，達到查詢結果中再次查詢的電子郵件挖掘

五、樹狀組織管理

賬號管理    可以依照管理政策提供主管賬號并給予部份權限，進行其所管理群組的郵件管理。可以彈性地依照企業組織架構做跨部門賬號權限的賦予或者是建立最高管理者角色而封存系統預設最高賬號。能依群組內成員的管理需要，進行個性化功能開關的權限設定，另外可搭配雙賬號調閱（選購模塊），達到更安全的稽核管理

標準LDAP賬號整合    可整合標準 LDAP 服務器，自動同步 Email 群組賬號數據以及分權管理者賬號，并支持 AD 階層式群組構架，以進行分群管理的效益

六、郵件歸檔還原

郵件備份    提供郵件記錄、郵件內容（含附件）、及系統設定檔三部份的備份檔。將每日郵件備份成一個文件夾，并能逐月尋找某日期的郵件備份數據

郵件復原    使用者若發生郵件數據毀損，可通過分類查詢或 MyMail 個性化安全郵件服務，能將郵件記錄及內容進行復原寄送